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Omnia. Prima parte

Le aziende certificate o in via di certificazione, in particolare alla luce della revisione 2008 della norma Iso 9001, hanno necessità di gestire molti dati per tenere sotto controllo il sistema e ottenere informazioni per il miglioramento (indici di performance, statistiche, costi, …), dialogando efficientemente con clienti e fornitori. Molte delle informazioni sono utili anche a prescindere dalle richieste della Iso 9000: manutenzione degli impianti, controlli della qualità, controllo dei fornitori, pianificazione della formazione, gestione dei reclami e dei resi, sicurezza del lavoro, … sono argomenti che interessano sostanzialmente tutte le aziende.
Omnia, soluzione che opera in ambiente windows e intranet, è la risposta all’esigenza di gestire le informazioni che nascono dal sistema per la qualità in maniera organica ed efficace.

Il progetto Omnia è l’attuazione della missione aziendale: una soluzione software dai contenuti gestionali e tecnologici altamente qualificati, in grado di supportare le necessità informative di un Sistema di Gestione Integrata. Non solo qualità: Omnia è la soluzione vincente anche per le problematiche di gestione dei sistemi ambientali e per la sicurezza.

Il Target OMNIA è uno strumento altamente flessibile per la risoluzione delle problematiche  relative ai criteri di gestione dell'azienda, in regime di certificazione di Qualità, secondo le specifiche delle norme Iso9000. Il prodotto si rivolge sia alle aziende già certificate, che meglio possono valutare l'utilità dello strumento, in quanto consce della complessità del compito che devono quotidianamente affrontare, sia alle aziende intenzionate a raggiungere la certificazione, che possono avvalersene per l'avviamento del sistema Qualità; lo sforzo compiuto dagli analisti e sviluppatori del prodotto, è stato volto a mantenere la massima adattabilità alle diverse realtà aziendali e alle diverse interpretazioni della norma.

Il progetto Apice, ed Omnia in particolare, sono nati con uno scopo preciso: fornire all'azienda gli strumenti necessari per operare nella massima efficienza senza perdere di vista le problematiche di Qualità. L'unica soluzione per raggiungere questo obbiettivo è di fornire risposte integrate: per le nostre procedure un'attrezzatura o centro di lavoro è la medesima entità che produce, è sottoposta a manutenzione, per la quale vengono valutati i rischi per la sicurezza; il prodotto resta lo stesso quando viene ad essere oggetto di contratto, quando viene progettato, prodotto, testato, venduto e assistito; il componente dello staff aziendale è un'unica entità quando ne vengono gestite presenze, formazione professionale, rischi e gli infortuni, costi per gli interventi di Qualità e non Qualità, schedulazione delle disponibilità produttive o di progettazione, impegni all'interno degli uffici e dei gruppi di lavoro. Anche quando Omnia viene inserito in un sistema informativo già presente in azienda, conserva queste caratteristiche di integrazione del lavoro e ottimizzazione dei processi in funzione delle esigenze dei sistemi di Assicurazione della Qualità.

Le Funzioni L'elemento fondamentale sulla base del quale il programma opera, è la piena adattabilità ai processi aziendali e alle procedure implementate nel manuale; in questo si distingue da altri prodotti presenti sul mercato che costringono ad adattare le procedure al sistema di supporto.

Documentazione Omnia consente di gestire in maniera integrata e sicura la documentazione legata al Sistema Qualità, sia per quanto riguarda la gestione del Manuale Qualità che delle procedure e norme collegate alle attività aziendali. L'articolata gestione delle autorizzazioni garantisce la riservatezza dei dati e la protezione da alterazioni involontarie o non autorizzate.
La creazione, la variazione e la distribuzione dei documenti seguono in maniera integrale le norme tabilite dalle ISO 9004: 2000, consentendo anche l'approvazione in forma provvisoria dei documenti stessi.
Il programma consente la gestione di documenti prodotti con ogni tipo di programma (Ms Word, AutoCad®, Project®, Excel®, ...). L'interconnessione del programma con la Documentazione di qualità consente l'interattività con la procedura attiva. Per le liste di controllo è disponibile un'apposita gestione che permette un'immediata valutazione dei risultati e dell'azione da intraprendere.

Le funzioni intranet consentono una agevole e istantanea distribuzione dei documenti. Fornitore I fornitori sono gestiti in funzione della loro importanza per l'azienda e della loro rispondenza agli indici di Qualità, stabiliti dal Sistema Qualità in collaborazione con la Direzione. Visite Ispettive e Valutazioni sono gestite attraverso i questionari e i documenti preposti; il Vendor Rating viene effettuato attraverso la valutazione di diversi fattori, il cui peso può essere variato in funzione delle considerazioni e delle peculiarità aziendali. Del fornitore, oltre al contratto, sono gestiti gli aspetti caratterizzanti, sia dal punto di vista della Qualità sia da quello gestionale. La revisione del contratto del fornitore viene gestita in maniera analoga a quanto previsto per il cliente, consentendo di creare diverse fasi per la revisione del contratto, di assegnarle ai vari responsabili e controllarne l'effettuazione.

Approvvigionamenti

Per evitare l'impiego di prodotti che non rientrano nella conformità delle specifiche, l'azienda deve attuare le adeguate procedure di controllo. Omnia è in grado di operare in pieno accordo con la normativa, consentendo: documentazione dei prodotti non conformi; verifica del tipo e del grado di non conformità; segregazione dei prodotti non conformi e in attesa di controllo; trattamento delle non conformità; controllo dell'attuazione dell'azione correttiva; la piena rintracciabilità del prodotto sin da questa prima fase. Le informazioni sui controlli degli approvvigionamenti, sui resi e sul rating possono essere messi a disposizione del fornitore attraverso un modulo web.

Personale

Una articolata procedura è stata dedicata alla gestione del personale e delle relative qualifiche: oltre ai dati anagrafici e di servizio, vengono gestite le informazioni relative alla formazione (incluse quelle relative alla pianificazione e ai costi), alla prevenzione e protezione, al conseguimento delle qualifiche necessarie a rivestire i vari incarichi, previsti dalla struttura aziendale e dal manuale della Qualità.

• segregazione dei prodotti non conformi e in attesa di controllo;
• trattamento delle non conformità;
• controllo dell'attuazione dell'azione correttiva;
• la piena rintracciabilità del prodotto sin da questa prima fase.

Le informazioni sui controlli degli approvvigionamenti, sui resi e sul rating possono essere messi a disposizione del fornitore attraverso un modulo web.Personale Una articolata procedura è stata dedicata alla gestione del personale e delle relative qualifiche: oltre ai dati anagrafici e di servizio, vengono gestite le informazioni relative alla formazione (incluse quelle relative alla pianificazione e ai costi), alla prevenzione e protezione, al conseguimento delle qualifiche necessarie a rivestire i vari incarichi, previsti dalla struttura aziendale e dal manuale della Qualità.