Buchfuehrungspflicht
Paragraph 238 des HGB verpflichtet Kaufleute zur Buchführung und Aufbewahrung von Handelsbriefen, die mit dem jeweils gesendeten Original übereinstimmen. Als Handelsbrief gilt, was einen Zusammenhang mit jeglichen betrieblichen Interessen hat. So sind sämtliche Schriftstücke als Handelsbriefe anzusehen, die ein Geschäft vorbereiten, abwickeln oder abschließen helfen. Das sind beispielsweise Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Weiterhin als geschäftsrelevant einzustufen sind auch Reklamationsschreiben beziehungsweise eMails.
238 Buchführungspflicht
(1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten. Die Archivierung muß natürlich nicht per Hand erfolgen, dafür gibt es mittlerweile Programme, die diese Anforderung unkompliziert und für jeden bedienbar bewerkstelligen.
Ab dem 1.1.2002 sind alle Unternehmen per Gesetz "Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)" verpflichtet, ihre Betriebsdaten über 10 Jahre hinweg in elektronischer Form bereitzuhalten, wenn sie steuerlich relevante Dokumente, also kaufmännische Faktura- und Fibu- Daten digital erstellt oder erhalten haben. Dies betrifft rund 95 Prozent aller Unternehmen in Deutschland. Die meisten Unternehmen wissen nichts von dem Gesetz oder praktizieren ähnlich wie bei der Euro-Einführung die Vogel-Strauß-Politik. Doch hier gilt anders als bei der Euro-Einführung – Unwissenheit schützt vor Strafe nicht – und die nächste Betriebsprüfung kommt bestimmt.
Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage5149/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf
In der „GDPdU“ vom 16.07.2001 heißt es unter Pkt. III, Absatz 1: "Originär digitale Unterlagen nach § 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren." Originär digitale Unterlagen sind die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden und die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten; ein maschinell verwertbarer Datenträger ist ein maschinell lesbarer und auswertbarer Datenträger. Die originär digitalen Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form (Papier) oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Somit reicht die Archivierung der Ausdrucke (z. B. Rechnungskopien) oder die Aufzeichnung im COM-Verfahren (Mikrofilm) nicht mehr aus.
